Saya Sudah Memakai SAP (ERP lain), Apakah saya masih perlu Ritase?
Jawaban singkat: bisa perlu bisa tidak, tergantung kebutuhan Anda,
Jawaban panjang dari pertanyaan di atas akan diuraikan pada artikel ini.
Ketika ukuran sebuah perusahaan bertambah besar; baik dari segi omset, pengeluaran, karyawan, hingga pendapatan, maka digitalisasi operasional perusahaan sudah menjadi hal yang tidak dapat terelakkan lagi.
Ibarat sebuah mobil yang bertujuan mengantarkan penumpang dengan aman dan nyaman sampai di tujuan, ada ratusan bahkan ribuan komponen yang menunjang kinerja mobil tersebut, saling tersinkronisasi sehingga mobil dapat berjalan sampai destinasi dengan mulus dan nyaman .
Begitu pula sebuah perusahaan, di mana ada banyak divisi (HR, keuangan, operasional, produksi, IT, dan lain-lain) dengan ratusan bahkan mungkin ribuan karyawan yang harus saling bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan.
Pada umumnya, semakin besar skala sebuah perusahaan, maka menyelaraskan pekerjaan antar divisi menjadi sebuah tantangan tersendiri. Bagaimana cara agar sinkronisasi antar puluhan divisi, ratusan orang, dapat dilakukan dengan baik? Kita masuk pada:
Penggunaan Entity Resource Planning (ERP)
ERP adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam sebuah bisnis/perusahaan.
Contoh sederhana perlunya penggunaan sistem ERP:
- Divisi sales sebuah perusahaan produksi minuman soda berhasil mendapatkan pesanan 100 karton dari kliennya. Sales order ini kemudian dicatat/diinput ke dalam modul sales ERP.
- Divisi manufaktur akan memerlukan agregat informasi ini dari tim sales untuk mengetahui berapa kaleng minuman soda yang harus diproduksi, sehingga jumlah produk tidak kekurangan.
- Divisi logistik & transport menyiapkan gudang, mengontak dan memastikan kendaraan angkut tersedia, serta
- Divisi keuangan menyiapkan invoice untuk menagih customer, dan menerima invoice biaya dari produksi dan logistik
ERP memungkinkan orkestrasi informasi/data antar divisi dapat dilakukan dengan sebaik mungkin dan meminimalisasi human error (lupa, salah informasi, karyawan resign atau ketidaktahuan karyawan baru, dan lain-lain).
SAP (Systems Applications and Products in Data Processing), Oracle, Microsoft, dan ERP lain
SAP adalah perusahaan sekaligus produk software ERP paling populer di dunia. Selain SAP, ada beberapa penyedia ERP lain yang cukup lazim digunakan perusahaan, seperti Oracle, dengan nama produk NetSuite, dan Microsoft, dengan nama Microsoft Dynamics. Ada juga produk ERP yang cukup baru seperti Odoo, yang menawarkan alternatif ERP dengan skema pricing subcription yang kompetitif. Namun, bisa dibilang SAP adalah market leader di industri ERP.
Seperti halnya ERP memiliki banyak bagian/modul, para penyedia software ERP juga menawarkan modul-modul sesuai dengan kelompok operasional bisnis tertentu. Mari kita ambil contoh SAP, ketika sebuah perusahaan mengimplementasikan SAP, maka berarti mereka membeli dan menggunakan modul-modul yang terkenal seperti:
- FICO (Finance Accounting and Controlling) utk kebutuhan finance
- HCM (Human Capital Management) untuk HR
- PP (Production Planning) untuk operasional produksi
- SD (Sales Distribution) untuk sales
- dan lain-lain
Lalu, apa hubungannya dengan Ritase? Apa yang Ritase tawarkan?
Transportation Management (TM)
Salah satu hal yang sering luput dari perhatian manajemen adalah pengelolaan transportasi.
Jika Anda perusahaan yang bergerak di bidang produksi barang atau distribusi, baik itu FMCG, oil & gas, energi, konstruksi, manufaktur, garment/pakaian, maka divisi logistik & transportasi selalu dikategorikan sebagai cost center (divisi yang mengeluarkan biaya).
Sebagai cost center, maka terlepas dari perusahaan Anda memiliki aset kendaraan (truk) untuk distribusi produk sendiri atau menggunakan vendor (truk/jasa pihak ketiga), performa divisi logistik yang baik dan modern diukur dari seberapa efisien biaya yang dikeluarkan.
Oleh karena itu, diperlukan sebuah modul ERP yang dapat digunakan untuk mengelola seluruh operasional logistik dalam sebuah perusahaan, dan Ritase menawarkan solusi TM (Transportation Management) yang komprehensif.
Apa saja fitur-fitur Ritase TM yang diperlukan untuk mencapai tujuan divisi logistik sebuah perusahaan, yaitu efisiensi biaya?
- Load Planning
- Route Optimization
- Multimodal
- Transporter/Carrier Management
2. Freight Execution
- Booking
- Tendering
3. Track & Trace
- Status Updates
4. Payment Management
- Settlement
- Auditing
- Billing
5. Reporting
- Tracking KPI
- Analytics
6. Dan banyak fitur pendukung lainnya
Akan timbul pertanyaan-pertanyaan selanjutnya seperti ini:
Oke, saya mengerti tentang ERP dan TM sekarang. Tapi apa saya perlu Transportation Management (TM)?
Lagi-lagi tergantung skala dan prioritas perusahaan Anda. Mengelola pengiriman menggunakan 5 truk per hari tentu berbeda dengan 50, atau bahkan 500 truk pengiriman per hari.
Berdasarkan pengalaman dan data yang kami miliki, jika pengiriman Anda kurang dari 12 truk per hari, maka yang Anda perlukan adalah mencari angkutan yang ekonomis. Anda dapat menggunakan marketplace Ritase untuk mencari truk untuk kebutuhan Anda dengan harga kompetitif.
Jika perusahaan Anda mengelola dan membutuhkan pengiriman lebih dari 12 truk/carrier per hari, maka akan sangat bijak untuk mempertimbangkan penggunaan TM.
Terutama apabila divisi logistik Anda bekerja multi shift (lebih dari 8 jam kerja/hari), melibatkan beberapa karyawan, dan memiliki beberapa divisi lain (Sales, Finance, Operasional), maka investasi di modul TM yang baik akan memberikan return terbaik dalam jangka panjang.
Selain biaya langsung yang berhubungan dengan membayar biaya angkut vendor (tol, bensin, TKBM — tenaga kerja bongkar muat), pikirkan mengenai biaya tidak langsung, yang bisa jadi melebihi biaya langsung, seperti:
- biaya detention & demurrage akibat salah pengelolaan timing dispatch truk/angkutan — fitur track and trace akan membantu.
- routing & load optimization yang mengandalkan “orang lama”. Anda akan kesulitan jika orang kunci ini sakit, pensiun, atau mengundurkan diri. Lagipula, apakah Anda yakin benar routing dan pemilihan truk Anda selama ini sudah optimal? — fitur load planning berguna untuk mengatasi ini.
- pengelolaan vendor berkelanjutan. Kebergantungan terhadap satu vendor akan mengakibatkan harga terkunci cenderung naik, memiliki banyak vendor juga akan sulit mengatur siapa mendapat rute mana, apalagi jika performa diukur manual berdasarkan perasaan manusia — Fitur freight execution yaitu proses booking dan tendering punya solusi untuk ini.
- Biaya aksesorial. Ada biaya lain selain biaya awal yang perlu dikelola. Bagaimana membedakan biaya aksesorial yang wajib dengan biaya “siluman”? — Fitur payment management bisa membantu.
Hmm, Sekarang saya yakin butuh TM. Tapi mengapa pakai produk Ritase? Kenapa tidak pakai punya SAP/Oracle/Microsoft/brand lain saja?
Ada 2 hal utama yang dapat anda pertimbangkan
- Cost VS Value
Berbicara mengenai cost, berikut contoh beberapa tangkapan layar cost implementasi dari brand ERP SAP & Oracle.
Cost modul SAP TM hampir setara dengan cost implementasi modul-modul standar SAP populer lainnya digabungkan.
Dan ini produk TM dari Oracle E-business Suite:
Bagaimana dengan Ritase? Ritase TM dapat digunakan dengan tier pricing basic mulai dari 15jt rupiah per bulan.
Mengapa cost-nya berbeda jauh? Jangan-jangan produknya tidak apple to apple (mungkin modul TM Ritase inferior dari produk sejenis)? Di Ritase, kami percaya bahwa:
- Price is what you pay, value is what you get. Kami berkomitmen untuk dapat memberikan value minimal 10x lipat dari price/cost yang kami terapkan. Bukti-bukti hasil implementasi dan efisiensi biaya transportasi dari klien-klien Ritase yang merupakan perusahaan FMCG multinasional dan perusahaan terbuka dapat dilihat dari artikel sebelumnya.
- Ritase adalah penyedia TM mutakhir di era teknologi 2.0 (semenjak 2017) yang tidak terjebak pada innovator’s dillema (kami tidak perlu menyamai tier pricing produk pendahulu populer supaya produk sebelumnya tidak terlihat “terlalu mahal”)
2. Implementasi
TM adalah modul yang baru. SAP baru mengeluarkan modul ini di tahun 2017 dalam mode stand-alone (terpisah dari modul2 utama SAP). Oleh karena itu, sekarang inipun masih sangat jarang sekali konsultan/system integrator yang memiliki pengalaman dan kapabilitas untuk mengimplementasikan modul TM terutama di Indonesia.
Saya sudah implementasi ERP, tapi untuk TM belum. Bagaimana integrasinya jika memakai Ritase, yang notabene brand berbeda?
Pertama-tama, selamat! Anda telah membuat keputusan, dan untungnya tepat.
Ritase TM kompatibel dengan modul-modul ERP produk lain, di mana pertukaran data dapat dilakukan dengan berbagai metode; API, EDI, XML, text/csv via ftp server, dan lain-lain.
Selain itu, tim engineering tech & service excellence Ritase akan memastikan bahwa implementasi dapat berjalan dengan seamless, sampai dengan change management user-user/stakeholder di perusahaan Anda.
Jadi kesimpulannya, saya perlu Ritase atau tidak?
Semua kembali pada kebutuhan dan prioritas masing-masing perusahaan. Jika Anda adalah pengambil keputusan atau anggota divisi logistik & transportasi yang memiliki visi maju ke depan, siap menghadapi tantangan keberlangsungan perusahaan (new normal, contoh: pandemi covid-19 memaksa karyawan bisa WFH, atau bahkan working from everywhere. kita tidak pernah tahu kondisi khusus apa lagi di masa depan). Kami di Ritase terus mengembangkan platform Ritase yang siap pakai dan menjawab semua kebutuhan digitalisasi operasional logistik perusahaan Anda.
Penutup:
Kembali ke perumpamaan mobil sebelumnya. Dunia otomotif terus bergerak maju ke depan, bukan diam di tempat. Sekarang, sudah mulai dikembangkan mobil-mobil dengan bahan bakar alternatif (listrik, hidrogen, dst) yang lebih ramah lingkungan, dengan teknologi autonomous driving yang semakin canggih, sehingga pekerjaan repetitif seperti menyetir semakin berkurang. Dunia tidak akan pernah sama lagi.
Pilihan mengenai apakah Anda akan tetap menggunakan kuda untuk alat transportasi, atau mobil bertenaga bahan bakar fosil, atau mulai mengadopsi mobil listrik, semuanya tergantung keputusan Anda. Regulasi mungkin akan terlambat, tapi kompetisi persaingan dunia & global tidak akan menunggu Anda :)
Perlu konsultasi? Hubungi saya di saas@ritase.com.
